Rasanya Kerja di Wisma Atlit Kemayoran ( INVITATION TOURNAMENT EVENT ASIAN GAMES 2018)

Haii genks..
entah mengapa sangat sulit mengumpulkan niat menulis ini, karena jujur rasanya ini adalah hal yang sayang kalo nggak saya share. Kayak punya utang gitu wkwkwk.

Anyway, ini adalah lanjutan dari sini
jadi semoga postingan saya ini bisa bermanfaat :D.. Here we go yaa..

Jadi per tanggal 25 Januari saya sudah resmi bekerja sebagai Front Office di Wisma Atlit Kemayoran sesuai dengan kontrak. Yuhuuu~ excited! dan juga deg2an tentunya karena merasa belum kompeten buat menghadapi tamu2 atlit nanti.

ini beberapa  foto gedung  wisma atlit Kemayoran...

Ternyata hingga tanggal 25 Januari hingga beberapa hari kedepannya kami belum langsung terjun karena emang tamu mulai check in sekitar tanggal 7-8 Februari. kondisi gedung juga belum sepenuhnya siap. Jadi kebanyakan kami gabut tapi tetap datang dan pulang sesuai dengan ketentuan jam kerja (gils gak sih, gak kerja apa2 tapi tetep digaji wkwk). Kegabutan kami itu biasanya diisi dengan role play dan mapping seisi gedung (tower 1 dan 2 yang digunakan saat itu) dan lokasi-lokasi penting sekitar gedung supaya lebih ready pas tamu beneran dateng.

Kemudian seperti yang diajarkan di training bahwa grooming merupakan hal utama bagi seorang Front Officer, kami terutama yang wanita diberikan Beauty Class oleh ibu  Achirina, yang biasa disapa ibu Rina. Woww, such an honour bisa berkesempatan diajarkan ilmu yang bermanfaat dari sosok hebat ini. Beliau juga yang memberikan materi di training hari pertama di ISS.

Dan FYI, ibu Rina adalah sosok yang berpengaruh di bidang penerbangan dan pernah menjabat di posisi terpenting di PT Garuda Indonesia. Beliaulah yang mengubah standar make up pramugari Garuda Indonesia menjadi lebih natural. (seseneng itu gue di make up in sama tokoh orang penting :'D) Maka itu disini kami diajarkan untuk menggunakan make up natural (BB cream, bedak tabur, eyeshadow cokelat ditransisi hitam natural, lipstik pink natural, alis dengan eyeshadow cokelat) agar terkesan fresh disesuaikan dengan uniform kami yang dibuat sporty agar pas dengan tema event olahraga.

Bersama ibu Rina (tengah)

 Setelah sempat ada perubahan-perubahan dalam standar grooming wanita (yang tidak berhijab), akhirnya disepakati wanita non hijab yang berambut panjang untuk dicepol pantat ayam. Saya sendiri memutuskan untuk potong pendek soalnya saya ngerasa jelek kalo dikuncir dan menghindari kemungkinan disuruh cepol pramugari. Sudah cukup eneg buat begadangan belajar cepol pramugari!! titik!

btw, ini tampilan rambut pendek saya :") iya, kependekan.

saya dan rekan di meja resepsion lengkap dengan wallpaper baru di lobby.

Dan kami disediakan mess/penginapan. bahagia banget doong, secara home saya jauh beneer di belahan Cibinong country. Tentu saja mess nya yaa di wisma atlit nya hehe.. lumayan kan ya ngerasain nginep di wisma atlit baru, ya walaupun ga dikasih selimut plus bersihin sendiri debunya. Satu kamar bisa kita isi 3-5 orang. Bahkan dikamar cowok ada yang 9 orang -___- padahal 1 kamar di desain utk 3 orang maksimal. Saat tamu sudah mulai banyak check in kami dipindahkan dari lt.23 ke lt.25 di tower 2, kemudian dipindahkan lagi ke lt. 22 tower 1 (nomaden hidupnye ye).

Beberapa foto fasilitas kamar wisma atlit (tapi maap lupa ini tower berapa dan lantai berapa) dan maaf juga ya karena barang2 kami masih nyangsang disituh wkwk.

kamar mandi

ruang tamu

double bed

dapur

ini lemari ada kacanya. disediakan 2 lemari dan 2 AC dalam 1 kamar. 1 untuk yg single bed dan 1 utk yg double bed (abaikan muka saya)

single bed

pemandangan dari jendela kamar tower 2 lantai 23 siang hari

dari lantai 23(malam hari)

masih dari lt 23 (malam hari). hmm rasanya mo bawa pacar buat menikmati  kerlap kelip lampu malam jakarta :p

Dannn, hari itu dimulai. Hari dimana sudah mulai hectic. Tower 1 dan tower 2 sudah mulai difungsikan. Tower 1 dipergunakan untuk orang-orang dalam negeri yang menginap, seperti volunteer, polisi, polwan, dll. Sementara tower 2 khusus untuk atlit dalam negeri dan luar negeri. 

saat briefing shift siang, saya dan rekan saya bernama shela ditugaskan sebagai OT. "mampuslah itu gue ngapain" Jujur pada saat itu saya nggak ngerti istilah itu. 

Ternayata OT adalah Order Taker. Apa itu?

dari yang saya pahami, OT tugasnya sebagai perantara antara Front Office dengan Housekeeping untuk kelancaran saat tamu mulai check in sampai tiba saatnya check out. 

supaya gak bingung, tenang. Saya jelasin yaa:

KETERANGAN:

OT: Order Taker

HK: Housekeeping

FO: Front Office

1. kalau ada tamu yang mau check in biasanya disebut Expected Arrival (EA), FO menghubungi OT apakah kamar untuk EA sudah siap. Kesiapan kamar tersebut kami ketahui dari status room yang sudah diberikan oleh HK sebelumnya. Biasanya juga sudah ada EA pada hari itu yang sudah disusun oleh  registrasi dan kita kabarkan kepada HK. Jadi OT kasih list kamar yang mana aja untuk kebutuhan EA dihari itu untuk disiapkan. Setelah waktu check in tamu tiba, OT kembali mengonfirmasi HK. kalau mereka bilang ready, kami berikan list kamar dan kuncinya kpd FO, dan FO yg ngasih kunci ke tamu.

kunci-kunci kamar

ini contoh manual report room status yang diberikan HK. VD (Vacant Dirty): kamar siap tapi belum dibersihkan, OO(Out of Order): kamar ada kerusakan/tidak bisa digunakan 

 2. Untuk  complain atau permintaan tamu tentu di handle oleh FO, setelah itu FO mengabarkan OT list no. kamar beserta isi komplennya untuk kemudian kami sampaikan kembali kepada tim HK melalui WA dan HT(Handy Talkie). Tapi untuk kasus komplen tertentu, seperti AC rusak/ listrik bermasalah kami menghubungi teknisi via WA (ini tugas OT yg bapak2 wkwkwk). Setelah komplen atau permintaan tamunya sudah clear di eksekusi oleh HK/Teknisi, kami menghubungi FO kembali.

3. Selalu update status room. Ini yang berat sih karena mata kita berjam-jam di depan laptop, setiap ada pergerakan room status di grup kita juga harus ganti di laptop satu-satu. Kebetulan saya pegang yang tower 2. Yang bikin capek itu di minggu2 pertama karena masih manual pakai ms. Excel. Bayangin doongg tiap menit ganti status room pake ms. excel liatin no. kamar yg kecil-kecil mbeluwek banget mata. statusnya dihapus terus isi lagi, warnanya diblok satu2 terus diganti lagi. Karena di minggu2 itu OT belum pake sistem. Bayangin dongg, event internasyenel se asia kita nggak pake sistem, ya pasti kelabakan yaa karena pergerakan status kamar begitu cepat, tamu yg check in datang silih berganti. Indonesia emang hebat dah. Ngedumel sih dalem hati, kok kerjaan gw gini amat -_-

4. Untuk kamar yang check out pun kami harus langsung update. Tak lupa mengabari HK list kamar yang sudah check out untuk segera dieksekusi oleh HK.

form check out tamu

kamar check out langsung catet dan update

Gimana ngerti gak?

well saya emang sulit mnulis dengan sederhana wkwk maklumin aja yah

jadii..Mungkin kelihatannya sederhana ya tugas seorang OT. Sederhana apabila kita memang sudah tahu what to-do nya.

I mean.. saya kan di training 5 hari jadi Front Office, lha kok ujug-ujug saya ditempatin jadi OT. Bingung boo..Jadi resepsion walaupun udah belajar di training aja belum tentu saya bisa lancar dan langsung paham apa yang harus saya lakukan.

Apalagi ini jadi OT? jobdesk yang belum pernah saya pelajarin sama sekali. bener2 baru saya pahami secara otodidak wkwkwk.

sayang juga sih sama ilmu resepsionis dari training itu gak saya gunain karena selama kerja saya mandek di belakang (di office) beda dengan FO yang pada asyik selfie sama atlit-atlit ganteng. :')  tapi ya sudahlah, mau apalagi.

Dan bukan tidak ada kendala ya selama kami bekerja.

ada.

bahkan.. BANYAK.

latar belakang kami yang kebanyakan bukan dari perhotelan pasti bingung doong, " abis ini gue ngapain ya, ini seharusnya diapain yaa, atau eh ini caranya gimana ya.." yap. Gue juga bingung.  Dan harusnya kan semuanya tersistem dari awal dimulainya aktivitas check in. Tapi ini nggak. Ya walhasil banyak ketidakcocokan data yang membingungkan.

Misal.. di sistem, status kamar sudah ada orang. Istilahnya adalah Occupied Dirty/Occupied Clean namun ternyata di check di Guest In House (daftar nama tamu yang menginap/ sudah check in) belum ada daftar nama yang menginap di kamar tersebut. Nah, ini kan berarti ada ketidakcocokan data tuh, maka tugas kami ya nyari data yang sebenar2nya tentang status kamar tersebut sampai ke akkar-akarnya. Acuannya tetap ke data HK, karena mereka lah yang tahu kondisi lapangannya. 

Guest in House List yg harus di update setiap ada pergerakan check in/check out/ perpindahan kamar

catatan manual buatan saya dari data sistem dan report HK yg tidak sinkron untuk di recheck kembali

Atau ternyata ada tamu yang minta pindah kamar karena suatu alasan tertentu. Ya.. ini adalah tugas OT juga untuk menyiapkan kamar baru, namun seringkali saya lalai tidak langsung mencatat hal ini sehingga menimbulkan maslaah lagi : ketidaksinkronan data (lagi) dan (lagi-lagi).

Terkadang ada EA yang muncul tiba2. Nggak jarang atasan langsung menuju "OT, tolong dong saya butuh kamar sekian-sekian buat bla-bla-bla, mau datang nanti jam sekian." langsung deh kelabakan cari kamar vacant,dan hubungin HK supaya kamar langusng di siapkan. Terkadang saya lupa karena terintrupsi masalah lain, kemudian ditanya lagi sama atasan "gimana yg tadi, kamarnya udh ready?" langsung gerubugan buru2 minta konfirm dari HK 

Kemudian tidak tersedianya telepon. Bahkan tamu yang mau komplen/butuh sesuatu yaa langsung berhadapan dengan resepsionis. Ya Tuhaan kasian yak (tapi atlit biasanya kalo butuh apa2 lewat perantara NOC/Volunteer). -__- jadinya Tek-tok komunikasi kerja kami hanya menggunakan HT (Handy Talkie) dan group Whatsapp. Untuk OT khusus juga tergabung di grup khusus dengan tim HK dan juga FO. Kadang HT juga banyak menyebabkan miscom. Seringkali omongan dari tim HK kaya orang lagi kumur2 sehingga kami mesti minta mereka ngulang omongannya. Gak jarang kita disemprot kalo ngga ngerti2 juga hehehe..

Dan kerja di antara bising suara HT itu stres banget. Berisik. Denger suara ibu-ibu dan bapak-bapak bergaung ditelinga tuh suka mecah konsentrasi wkwk. 

Dan masih banyak kendala lainnya.

Well, sebenernya agak kecewa sih karena awalnya saya mau ikut kerja disini untuk meningkatkan skill komunikasi saya. Mau mengetahui sejauh mana kemampuan saya berbahasa asing. Eh, disini ternyata malah dikasih jobdesk lain, yasudahlah :D

😊😊😊

Tapi saya tetap bersyukur kepada Allah SWT karena dikasih kesempatan berharga ini.

Tidak semuaa orang berkesempatan mengikuti event ini, dan saya lumayan berbangga hati juga bisa berhasil mengikuti event ini dari mulai training sampai event selesai (Shombonk yess). karena JUJURRR, mengikuti event ini sangat membutuhkan effort. Dari mulai biaya beli keperluan training, ongkos pulang pergi, makan, berusaha ngomong b. inggris, dsb.

Tentunya juga terimakasih kepada orang tua saya yang selalu mendoakan kesuksesan anaknya dan selalu mendukung apa yang saya lakukan. Ketika saya ngga percaya diri, satu pesan ibu saya adalah "yang penting coba aja". Jadi pesan itu selalu saya pegang. Yang pnting coba aja, berhasil atau nggaknya kita ngga akan pernah tau sampai kita benar-benar mencobanya.

Dan terimakasih untuk teman-teman, rekan-rekan tim FO, HK, dari ISS dan PT. HIN..

terimakasih atas semua pengalaman seru yang kalian berikan.

Kangen dapet shift siang dan pulang sampe larut malem, kangen makan siang pake nasi kotak bareng, kangen keluar malem buat jajan, kangen ngegosipin orang, kangen talkshow2 latenight, knagen nyanyi2 bareng... kangen lah intinya. 

ya walaupun sebenrnya saya diem2 suka homesick, rindu banget sama nyokap makanya selalu pulang ke rumah (jarang di mess) 

Pokoknya pengalaman kerja disini tuh bakal saya inget seumur hidup dan saya ceritain ke anak cucu kelak wkwkwk.

Nanti pas wisma atlit udah jadi rusun, saya bakal ceriitain ke anak cucu : "gue dulu kerja disini nih pas atlit se asia dateng. Dulu mah masih banyak kuproynya, belum beres, banyak debu, rumput masih pada botak botak, masih baru banget pokonya" (sebangga itu -__-) 

tim merah yang sebenernya lagi gabut tapi sok sibuk. (ini di minggu2 setelah semua kegiatan check out selesai tapi kontrak kerja masih harus berlangsung sampai tgl 25 Februari)

He-he saya narsis dulu yeah genks

See You on my Next Post!!!!  💓💓